Mejoramiento del proceso de compra de activo fijo de Cencosud S.A [recurso eléctrónico] / Lily Scarleth Coliman Solar ; profesor guía : Galo Eduardo Paiva Cravero.

CD-ROM contiene tesis digital en formato PDF (1.811KB)

Incluye índice de contenido, índice de tablas, índice de figuras.

Tesis : (Ingeniero Civil Industrial mención Informática).-- Universidad de La Frontera, Facultad de Ingeniería y Ciencias, 2012.

Bibliografía: hojas 97-98.

El presente Trabajo de Título se desarrolla en la empresa Cencosud S.A., en el Departamento de Compra de Activo Fijo de la Gerencia de Procurement, el cual se encarga de la adquisición de todo el activo fijo para las Unidades de Negocio de la empresa en Chile. Esta unidad como prestadora de un servicio interno, ha sido criticada en la calidad de servicio los últimos años; las órdenes de compra demoran más del tiempo habitual, lo que produce gran molestia entre los clientes internos e insistencia constante por saber en qué etapa se encuentra su solicitud. Además no existe un sistema de registro de información actualizado que permita determinar dónde está el problema. Este Trabajo de Título consiste en realizar un mejoramiento de la gestión del Departamento de Compra de Activo Fijo; crear registros, generar información y lograr un menor tiempo total del proceso de las órdenes de compra. Para lograr el objetivo, en primer lugar se hizo un levantamiento de información en las seis áreas involucradas en el proceso de adquisiciones: Procurement, Local/ Sector, Centro de Atención al Usuario (CAU), Microinformática y Logística, Proveedor y Finanzas, y mediante herramientas como brainstorming, tablas de análisis y diagrama de Ishikawa, se determinaron las causas más importantes que afectan a la calidad del servicio: No existe un sistema de seguimiento de las solicitudes de compra, Dispersión geográfica y excesiva cantidad de personas responsables de autorizar las órdenes de compra (OC), El flujograma que rige el proceso de compra no está actualizado, No se respeta el sistema de compra y Existe desorden de Información. Cada causa fue tratada por separado, se usaron herramientas como histogramas, bases de datos, gráficos de dispersión, tabla de frecuencias, diagramas, planillas de Excel y tablas de resúmenes de datos, para analizar la situación y dar soluciones efectivas. Se modificó una base de datos llamada Control de Solicitudes de Compra (Control SOCO), agregando 14 ítems tales como: producto a comprar, proveedor adjudicado, fecha de creación y envío de la orden de compra, entre otros. A partir de la modificación después de 3 meses, se hizo un estudio estadístico determinando el promedio que tarda cada área en procesar las órdenes de compra: Centro Atención al Usuario (CAU) 4.4 días, con máximo de 35 días y mínimo de 0 días; Microinformática y Logística 29.4 días, con máximo de 231 días y mínimo de 0 días; Procurement 17 días, con máximo de 183 días y mínimo de 0 días. Además como resultado del estudio estadístico se descubrió que el cuello de botella se encuentra en el Área de Microinformática y Logística, ya que la recolección de las diez firmas necesarias para autorizar una orden de compra demora 29.4 días en promedio; 27.9 días en Agosto, 28.4 días en Septiembre y 32 días en Octubre, con máximo de 231 días y mínimo de 0 días durante los tres meses. Para agilizar ésta etapa se hicieron recomendaciones como: eliminar la firma del Jefe del Técnico, ya que no es absolutamente necesaria; eliminar la firma del Gerente de Procesos de Argentina, ya que él considera que su firma no es un aporte al proceso de compra, y puede ser reemplazada por la de un colega con un mando comparativo similar en Chile, entre otros. También se modificó el flujograma que regula el proceso de compra completo debido a que se encontró pasos que no se utilizan actualmente y otros redundantes. Bajo el marco de Calidad Total se promovió entre las personas relacionadas con el proceso de adquisiciones la importancia de registrar toda la información requerida por el Control SOCO y mantener los procedimientos de compra. Todos los integrantes del departamento comprendieron los beneficios inherentes que esto conlleva y se comprometieron a hacerlo. La obligatoriedad del llenado del Control SOCO modificado permitió reducir los tiempos promedios de compra en el área de Procurement de 28 días en Agosto a 12 días en Octubre, haciendo el proceso más expedito y mejorando la calidad de la información y servicio, ya que la información disponible es más completa y se puede obtener de forma rápida y precisa.